Bedrijfsgeheimen: bescherm wat je onderneming waardevol maakt

Elke onderneming beschikt over waardevolle informatie. Denk aan klantenbestanden, prijsstrategieën, technische knowhow of productieprocessen. Maar wat als die informatie op straat komt te liggen? De Wet bescherming bedrijfsgeheimen (de Wbb) biedt bescherming. In de praktijk wordt er alleen nog weinig gebruik van gemaakt. We leggen uit hoe dat komt en waarom het zonde is.

Wanneer is informatie een bedrijfsgeheim?

Sinds 2018 is de Wbb van kracht. Deze wet beschermt informatie die kwalificeert als bedrijfsgeheim. Daarvoor moet aan drie voorwaarden zijn voldaan:

1. De informatie is geheim.
2. De informatie heeft handelswaarde juist omdat deze geheim is.
3. Er zijn redelijke maatregelen genomen om de informatie geheim te houden.

Voldoet informatie aan deze drie voorwaarden? Dat kwalificeert het als een bedrijfsgeheimen. Je kunt dan optreden tegen iedereen die het bedrijfsgeheim onrechtmatig verkrijgt, gebruikt of openbaar maakt.

Bedrijfsgeheim versus geheimhoudingsovereenkomst (NDA)

Een veelvoorkomend misverstand is dat de bescherming van een bedrijfsgeheim gelijkstaat aan een geheimhoudingsovereenkomst (ook wel non-disclosure agreement of NDA). In werkelijkheid staan deze twee los van elkaar. Ze hebben slechts indirect met elkaar te maken.

• Een geheimhoudingsovereenkomst is alleen inroepbaar tegen een contractspartij. Oftewel, tegen de persoon of partij die de overeenkomst heeft getekend.
• Een bedrijfsgeheim is inroepbaar tegen elke persoon of partij die het schendt. Dus ook tegen derden.

Stel dat een voormalig werknemer bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie deelt met zijn nieuwe werkgever. In dat geval kan je twee routes bewandelen:

• Je spreekt de voormalig werknemer aan op schending van de geheimhoudingsovereenkomst.
• Je spreekt de nieuwe werkgever aan vanwege het ongeoorloofde gebruik van jouw bedrijfsgeheim.

Die tweede route is alleen beschikbaar als de informatie daadwerkelijk kwalificeert als bedrijfsgeheim onder de Wbb. En juist daar gaat het in de praktijk vaak mis.

Waar het misgaat: redelijke maatregelen

Veel werkgevers zijn te laat met het juridisch veiligstellen van hun bedrijfsgeheimen. Er wordt vaak pas actie ondernomen als er al een geschil is. Dan blijkt dat de onderneming niet voldoet aan de derde voorwaarde: het nemen van redelijke maatregelen. Het gevolg? De rechter oordeelt dat geen sprake is van een beschermd bedrijfsgeheim en je staat met lege handen.

Redelijke maatregelen kunnen verschillende vormen aannemen:

• Contractueel: bijvoorbeeld geheimhoudingsbedingen in arbeidsovereenkomsten en geheimhoudingsovereenkomsten met zakenpartners.

• Technisch: zoals toegangsbeperking tot systemen, encryptie van data en monitoring van datastromen.

• Organisatorisch: voorbeelden zijn interne beleidsregels, classificatie van vertrouwelijke informatie en het trainen van personeel.

Je moet niet alleen redelijke maatregelen hebben genomen, met je moet ook nog in staat zijn om dat aan te tonen. Een goede vastlegging ervan is daarom belangrijk.

Vage geheimhoudingsbedingen zijn een risico

Bijna elke onderneming beschikt over informatie die als bedrijfsgeheim kan worden beschermd. Een klantenbestand is daar een goed voorbeeld van. Toch zien we in de praktijk dat geheimhoudingsbedingen in arbeidscontracten en andere soorten contracten vaak te vaag of te algemeen zijn geformuleerd.

Uit de rechtspraak valt af te leiden dat voor alle betrokkenen duidelijk moet zijn welke informatie precies als bedrijfsgeheim heeft te gelden. Je doet er daarom verstandig aan om:

• Concreet in contract- en beleidsdocumentatie te definiëren welke informatie als bedrijfsgeheim van de onderneming geldt.

• De geheimhoudingsverplichting specifiek toe te spitsen op die informatie.

Een standaardclausule in een arbeidsovereenkomst volstaat bijvoorbeeld lang niet altijd. Hoe specifieker en doordachter de geheimhoudingsverplichting, hoe sterker je juridische positie.

Wat kun je doen?

Met de juiste aanpak kan je veel doen om je bedrijfsgeheimen te beschermen. Wacht daar niet mee tot het te laat is. Een proactieve aanpak kan bijvoorbeeld bestaan uit de volgende stappen:

• Je bedrijfsgeheimen in kaart brengen. Welke informatie binnen je onderneming heeft handelswaarde en is het waard om te beschermen? Denk niet alleen aan technische gegevens, maar ook aan commerciële informatie, strategische plannen en operationele data.

• Contracten aanscherpen. Zorg dat arbeidsovereenkomsten, detacheringsovereenkomsten en samenwerkingscontracten voorzien zijn van waterdichte en specifieke geheimhoudingsbedingen. Voeg in geheimhoudingsovereenkomsten een onderdeel toe met betrekking tot informatie die als bedrijfsgeheim wordt beschermd.

• Beleidsdocumentatie opstellen. Leg in intern beleid vast hoe de onderneming omgaat met vertrouwelijke informatie. Zorg dat werknemers hiervan op de hoogte zijn.

• Personeel trainen. Medewerkers moeten weten welke informatie vertrouwelijk is en hoe zij daarmee dienen om te gaan.

• Technische en organisatorische maatregelen implementeren. Beperk de toegang tot gevoelige informatie en monitor het gebruik ervan.

Neem tijdig actie

De bescherming van bedrijfsgeheimen begint niet bij de rechter. Het begint bij een doordachte strategie en de juiste juridische documenten. Hoe eerder je hiermee aan de slag gaat, hoe sterker je positie als het erop aankomt.

Wil je weten hoe jouw onderneming ervoor staat? Of kun je hulp gebruiken bij het in kaart brengen en beschermen van je bedrijfsgeheimen? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee over een aanpak die past bij jouw organisatie.