PRIVACY STATEMENT VAN KÖSTER ADVOCATEN N.V.

Köster Advocaten N.V. (Köster Advocaten) is een naamloze vennootschap naar Nederlands recht, gevestigd te Haarlem en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel voor Amsterdam onder nummer 34321036.Köster Advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement informeren wij u graag over de manier waarop wij binnen Köster Advocaten met uw persoonsgegevens omgaan. Dit Privacy Statement is onder meer van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van de contactpersonen bij onze cliënten, relaties en verwijzers, alsmede ook op de bezoekers aan onze website www.kadv.nl. Van tijd tot tijd kunnen wij dit Privacy Statement aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er aanpassingen zijn in de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of als dit nodig is op basis van de regelgeving.

Inhoud van dit Privacy Statement: 

1. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
3. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?
4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke grondslagen?
5. Met wie delen wij persoonsgegevens en waarom?
6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
8. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER
9. Uw rechten
10. Websites van derden
11. Cookies
12. Wijziging Privacy Statement
13. Onze contactgegevens

 

1. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle personen die onze website bezoeken, personen die met ons in contact treden of personen van wie Köster Advocaten in het kader van juridische dienstverlening persoonsgegevens verwerkt. Het gaat om:

• cliënten;
• contactpersonen van (potentiële) cliënten;
• contactpersonen van (potentiële) relaties en doorverwijzers;
• contactpersonen van (potentiële) wederpartijen, niet zijnde cliënten;
• personen die betrokken zijn bij insolventieprocedures die door onze curatoren worden behandeld;
• personen die door Köster Advocaten georganiseerde bijeenkomsten bezoeken;
• personen die de website www.kadv.nl bezoeken;
• personen die met Köster Advocaten in contact treden. 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Köster Advocaten verwerkt in voorkomend geval de volgende persoonsgegevens van u:

• contactgegevens zoals: naam, achternaam, (zakelijk en/of privé) adres, (zakelijk en/of privé)telefoonnummer, (zakelijk en/of privé) e-mailadres en gegevens over de rol of functie die u binnen een bedrijf of andere entiteit bekleedt;
• identiteitsgegevens zoals: geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, geslacht en overige gegevens van identiteitsdocumenten;
• financiële- en administratieve gegevens zoals: bankrekeningnummer, btw-nummer en KvK-nummers;
• gegevens om aan wettelijke ken je klant-vereisten te voldoen in gevallen waarin deze gelden (ook wel Know Your Customer– of KYC-gegevens), zoals gegevens over kwalificaties als uiteindelijk belanghebbende (UBO’s) of politiek prominent persoon (PEP) en resultaten van sanctie- en screeningchecks;
• gegevens die inzicht geven in gebruik van onze website zoals: IP-adres en het surfgedrag op onze website;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke sociale media platforms zoals LinkedIn. Dit zijn onder meer namen en contactgegevens;
• persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister en het UBO-register van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster. Dit zijn bijvoorbeeld KvK-nummers en contactgegevens;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites, zoals bedrijfswebsites; en
• persoonsgegevens ter controle van toegang tot het kantoor en ter bescherming van de veiligheid.

3. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?

De persoonsgegevens die wij van u verwerken kunnen wij verkrijgen op de volgende wijzen:

• u hebt deze aan ons verstrekt;

Het gaat hierbij om persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in het kader van onze dienstverlening, bij een kennismaking of (marketing)activiteit of wanneer u contact met ons hebt gehad.

• de persoonsgegevens zijn afkomstig uit andere (openbare) bronnen;

Het gaat hierbij om persoonsgegevens die verkregen zijn vanuit openbare (zakelijke)websites en/of social media platforms en openbare registers zoals van de Kamer van Koophandel, het Kadaster of het Insolventieregister, alsook om persoonsgegevens die een derde partij heeft verstrekt, zoals een partij met wie u(w bedrijf) een contract heeft of in geschil mee is;

• via cookies door het gebruik van onze website.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens en op basis van welke grondslagen?

Köster Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende wettelijke grondslagen:ToestemmingIn de gevallen waarin dit noodzakelijk is, vragen wij u toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Als wij toestemming hebben gevraagd en u hebt deze toestemming verleend, heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken. Dit kunt u doen door contact met ons op te nemen.Onder deze grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

• Bij marketingactiviteiten verwerken wij nooit bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd; en
• opstellen gebruikersstatistieken.

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomstIndien u ons een opdracht verstrekt tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst met u.Onder deze grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

• uitvoering juridische dienstverlening en het voeren van juridische procedures te kunnen voeren;
• om geleverde diensten te factureren en declaraties te innen;
• om contact met u te onderhouden; en
• het uitvoeren van cliënttevredenheidsonderzoeken.

Voldoening aan wettelijke verplichtingenDe Verordening op de Advocatuur (Voda) en in bepaalde gevallen de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplichten advocaten bepaalde informatie over u vast te leggen. De Algemene wet Inzake Rijksbelastingen (Awr) verplicht ons bepaalde persoonsgegevens te verwerken.Onder deze grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

• voldoening aan bijvoorbeeld de Advocatenwet, de Verordening op de Advocatuur (Voda), de Wwft, de Awr en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Gerechtvaardigd belang Köster AdvocatenWij mogen uw persoonsgegevens verwerken indien wij daarvoor een gerechtvaardigd eigen belang hebben en geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Bij het inzetten van deze grondslag maken wij per verwerking een belangenafweging, die wij waar nodig vastleggen in onze interne documentatie.Onder deze grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens voor:

• de werving en selectie van nieuwe medewerkers; en
• het verbeteren en optimaliseren van onze website met behulp van cookies.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens en waarom?

Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan derden als dat wettelijk verplicht is, noodzakelijk is om de overeenkomst met u uit te voeren of wanneer dit nodig is om onze belangen of belangen van derden te beschermen. Zo kunnen wij persoonsgegevens van u delen met dienstverleners (zoals notarissen, gerechtsdeurwaarders en mediators) en andere derde partijen (zoals gerechtelijke instanties en arbitrage-instituten). Wij maken bovendien gebruik van overige diensten van derden waaronder digitale diensten zoals telecommunicatiediensten, internet, toepassingen waarmee data kunnen worden gedeeld of opgeslagen (waaronder servers) en toepassingen waarmee data al dan niet (gedeeltelijk) geautomatiseerd en/of met behulp van (intelligente) software kunnen worden doorzocht, geanalyseerd, verwerkt of vertaald.De verstrekking van persoonsgegevens vindt altijd plaats met inachtneming van dit Privacy Statement. Derde partijen waaraan wij uw persoonsgegevens verstrekken, dragen zelf de verantwoordelijkheid voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving.In sommige gevallen verwerken derden uw persoonsgegevens namens Köster Advocaten. Dit is bijvoorbeeld zo in het geval van partijen die onze ICT-infrastructuur verzorgen. Deze derde partijen verwerken persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerker. Met dergelijke derde partijen sluiten wij een overeenkomst om deze gegevensverwerking te regelen (een verwerkersovereenkomst).

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als deze nodig zijn voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld en/of zo lang als nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Na deze periode vernietigen wij uw persoonsgegevens. Voor de volgende persoonsgegevens gelden specifieke bewaartermijnen:

• dossiers die bij Köster Advocaten in behandeling zijn geweest, worden na beëindiging en conform het advies van de Nederlandse Orde van Advocaten maximaal 20 jaar bewaard;
• financiële en administratieve gegevens bewaren wij in beginsel niet langer dan 7 jaar nadat het dossier is gesloten; en
• sollicitatiegegevens bewaren wij maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Als u ons toestemming geeft om uw gegevens langer te bewaren, bewaren wij deze maximaal een jaar, zodat wij u kunnen benaderen voor toekomstige vacatures. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Köster Advocaten neemt alle passende technische- en organisatorische maatregelen die nodig zijn om persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn te beschermen tegen vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit onze bedoeling is.Wij hanteren interne beleidskaders (IT-beveiliging, datalekken, beleid) om uw persoonsgegevens te beschermen. Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers wanneer dit nodig is. Ook zijn al onze medewerkers al dan niet via beroepsregels gebonden aan een geheimhouding.Ter beveiliging van uw persoonsgegevens hebben wij onder meer de volgende technische- en organisatorische maatregelen getroffen:

• Beschikbaarheid en continuïteit;

Wij doen ons uiterste best voor hoge beschikbaarheid en continuïteit van onze website en onze systemen.

• Device management en beveiliging;

Uitsluitend apparaten die door Köster Advocaten worden gemanaged hebben direct toegang tot onze systemen. Apparaten die niet door Köster Advocaten worden gemanaged, hebben uitsluitend toegang tot onze systemen via een verbinding die is beveiligd middels wachtwoorden en 2 way factor authenticatie.

• Fysieke beveiliging;

Ons pand is beveiligd door fysieke toegangscontrole. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot ons pand.

• Autorisaties;

De toegang tot onze systemen is beveiligd.

• Encryptie;

Op verzoek kan de gegevensuitwisseling met u met behulp van encryptie plaatsvinden.

• Monitoring van onze systemen;

Onze interne computersystemen op de door Köster Advocaten aan werknemers beschikbaar gestelde computers worden continu via monitoring door een gecertificeerde derde partij gecontroleerd op verdacht gedrag.

• Thread protection;

Diverse systemen zijn ingezet om ongeautoriseerde toegang en uitwisseling van persoonsgegevens te voorkomen.

• AVG-design;

Elk nieuw systeem waar wij mee willen gaan werken zal vooraf moeten worden getest of voldaan wordt aan de principes privacy-by-design en privacy-by-default.

• Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;

Voordat wij een nieuw systeem in gebruik nemen zullen wij dat systeem ook onderwerpen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, indien dit wettelijk vereist is.

8. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER

Köster Advocaten verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel alleen binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend indien het betreffende land beschikt over een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of wanneer passende waarborgen zijn getroffen zoals het gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (SCC’s), of andere wettelijke toegestane overdrachtsmechanismen. In dergelijke gevallen waarborgen wij dat uw gegevens met een passend beschermingsniveau worden verwerkt, op grond van de eisen van de AVG.

9. Uw rechten

Als uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, hebt u de volgende rechten:

• het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen of corrigeren;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht om te vragen uw persoonsgegevens over te laten dragen (recht op dataportabiliteit);
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens en het recht om vergeten te worden;

In sommige gevallen kunt u uw persoonsgegevens laten verwijderen. Bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijk doel waarvoor zij zijn verzameld of u uw toestemming intrekt.

• het recht om een klacht in te dienen;

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kunt u een klacht bij ons indienen. U kunt ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.Indien u gebruik wenst te maken van een van deze rechten, dient u een verzoek te doen via onze contactgegevens die u vindt in dit Privacy Statement. U ontvangt binnen zes weken een antwoord op uw verzoek. Wij nemen alleen verzoeken ten aanzien van uw eigen persoonsgegevens in behandeling. Daarom dient u bij uw verzoek een kopie van uw identiteitsdocument mee te sturen. Daarbij dient u de pasfoto en het BSN-nummer onleesbaar te maken.Niet in alle gevallen kunnen wij (volledig) aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat uw verzoek in strijd is met een wettelijke plicht. Indien wij uw verzoek niet honoreren, zullen wij u informeren over de redenen.Köster Advocaten maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Dat betekent dat er geen besluiten over u worden genomen zonder menselijke tussenkomt die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

10. Websites van derden

Onze website bevat hyperlinks en social media buttons naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites van derden en de wijze waarop derden met uw privacy omgaan.

11. Cookies

Köster Advocaten maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een browser op uw apparaat wordt opgeslagen en zorgt ervoor dat de website naar behoren werkt. Bij het eerste bezoek aan de website wordt u geïnformeerd over de cookies en vragen wij indien noodzakelijk toestemming voor het plaatsen ervan. U kunt het gebruik van cookies blokkeren via de instellingen van uw browser. Dat kan van invloed zijn voor het functioneren van de website. Hieronder volgt een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

Aanbieder	Naam	Bewaardatum	Categorie	Cookiedomein
Google Analytics	_ga_ga_*_gid	2 jaar2 jaar1 dag	Analytisch	Kadv.nl
LiteSpeed	_lscache_vary	2 dagen	Functioneel	Kadv.nl
WPML	wp-wpml_current_language	1 dag	Functioneel	Kadv.nl

Voor het plaatsen van cookies maken we gebruik van privacy-vriendelijke instellingen van Google Analytics 4. Uw gegevens worden niet met Google gedeeld, er worden geen locatie- of apparaatgegevens opgeslagen, IP-adressen worden geanonimiseerd en er is geen koppeling met Google Ads.

12. Wijziging Privacy Statement

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd. De meest recente versie van het Privacy Statement vindt u op onze website www.kadv.nl.

13. Onze contactgegevens

Bij vragen of opmerkingen over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen:Köster Advocaten N.V. Dreef 22 2012 HS HAARLEM info@kadv.nlKöster Advocaten heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dit op grond van de AVG voor onze organisatie niet verplicht is.Laatste update: januari 2026.